Данная заметка посвящена тому, как вести себя при проверках руководителю организации. Из данной заметки вы узнаете о тактике действий организации, при проведении контролирующим органом проверки ее деятельности, заметка будет полезна всем без исключения руководителям.
Хотя в действующем российском законодательстве и закреплена презумпция добросовестности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, тем не менее, государственный или муниципальный чиновник приезжает к вам не для того, чтобы попить чаю, а с целью выявить несоответствие той или иной сферы деятельности юридического лица определенным нормативным требованиям (ему же надо показать вышестоящему руководству, что он работает, а не сидит, сложа руки).
При прибытии любого чиновника с проверкой, в том числе и государственного трудового инспектора, прежде всего надо постараться не поддаваться панике. Следует иметь в виду, что инспектор такой же человек, как и вы, и ему свойственно ошибаться. На этом можно и нужно сыграть вам, чтобы максимально защитить интересы вашей организации.
Далее, я представлю вам определенный алгоритм действий, касающийся того, как вести себя при проверках. Итак:
1. Получив сообщение от своих подчиненных о внезапном приезде проверяющего, — держитесь спокойно и хладнокровно. Этим вы подчеркнете свою невозмутимость и дадите понять своим подчиненным, что ситуация находится под контролем. Ваше спокойствие передастся подчиненным, а это очень важно, так как не всегда вы, как руководитель организации, будете непрерывно сопровождать проверяющего и отвечать на все его вопросы.
2. Определитесь с тем, кто будет в ходе проверки представлять организацию вместо вас, на тот случай, если вы по каким-либо причинам сами не сможете или не захотите принимать во всём этом какое-либо участие. Определить доверенное лицо, которое будет официально представлять организацию, я считаю необходимым, так как это позволит вам избежать утечки той информации, представлять которую проверяющему крайне нежелательно. Порой неосторожно оброненная фраза способна дать проверяющему пищу для размышления, а также основания для более тщательной проверки. Поэтому пока проверяющий находится на территории организации, вам просто необходимо «приклеить» к нему либо своего доверенного либо неотступно находиться рядом самому.
3. Необходимо понимать – если к вам в организацию прибыл проверяющий – то для вашей организации началась так называемая выездная проверка, порядок осуществления которой регулируется ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ).
4. После встречи проверяющего необходимо потребовать у него служебное удостоверение, чтобы убедиться в том, что перед вами, действительно, представитель контролирующего (надзорного) органа, а не какой-нибудь проходимец или представитель враждебной вам коммерческой структуры.
Кроме того, прибывший чиновник обязан представить вам для ознакомления заверенную печатью копию распоряжения (приказа) руководителя (заместителя руководителя) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о назначении выездной проверки. В данном приказе (распоряжении), кроме всего прочего, прописываются цели, задачи и основания проведения выездной проверки.
С предъявленными документами (служебным удостоверением и копией приказа о назначении выездной проверки) вам необходимо внимательно ознакомиться.
Со служебного удостоверения чиновника я рекомендую вам сделать светокопию. Что касается приказа (распоряжения), то его копия, заверенная печатью, должна быть вручена вам под роспись самим проверяющим, согласно п.3. ст.14 вышеуказанного Федерального закона.
5. Следует обязательно проверить полученные от чиновника документы. Для этого необходимо оставить чиновника с вашим доверенным лицом и позвонить в орган, от имени которого прибыл чиновник, и уточнить работает ли там проверяющий с такой фамилией и с таким номером служебного удостоверения. Вполне возможно, что под видом государственного чиновника в корыстных целях действует представитель недружественной вам коммерческой организации.
6. Даже если проверяющий с фамилией, указанной в удостоверении действительно работает в органе, от имени которого он заявился к вам с проверкой, не спешите терять бдительность, так как не каждый чиновник вправе проводить у вас проверку.
Дело в том, что согласно п.1 ст.14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ) проверка может проводиться только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля.
На практике бывает, что проверяющий, на имя которого выписано распоряжение о проверке, по каким-то причинам не смог прибыть для ее проведения, и вместо него с той же целью прибыл другой проверяющий.
В таком случае, конечно, можно не допустить проверяющего до осуществления проверки — в силу отсутствия у него необходимых полномочий на проверку. Однако позднее проверяющий, безусловно, придет снова, но на этот раз не только с правильными документами, но и с желанием наказать вас за излишнюю принципиальность.
Поэтому не советую ссориться с проверяющим, даже если распоряжение о проведении проверки оформлено с нарушениями требований федерального закона.
В такой ситуации необходимо быть хитрее и указанное обстоятельство использовать в своих целях, но только потом, а сначала допустить чиновника на территорию организации выполнить все действия, которые требует проверяющий, предоставить ему все документы, которые он просит — пусть проверяет и пишет.
Дело в том, что в такой ситуации появляется возможность не опровергать какие-либо конкретные результаты проверки, а поставить под сомнение законность самой проверки, что, разумеется, гораздо выгоднее, тем более, что с повторной проверкой проверяющие смогут прибыть только с санкции своего вышестоящего органа, а обращаться туда им не выгодно, поскольку тем самым они расписываются в собственном непрофессионализме.
7. В процессе общения с проверяющим необходимо тщательно обдумывать каждое слово, поскольку проверяющий — это не просто собеседник, а официальное лицо, а само общение с ним — это не просто беседа, а объяснения, и потому ответы на вопросы будут зафиксированы на бумаге (возможно в форме протокола).
8. Общая линия поведения, касающаяся того, как вести себя при проверках, и позволяющая свести к минимуму принятие по окончанию проверки неблагоприятного для организации решения, мне видится следующим образом:
— необходимо предоставлять как можно меньше документов и информации о вашей организации.
— никогда не спешите давать объяснения и замечания по ходу составления протокола.
— лучше дать возможность проверяющему наделать ошибок, чем исправлять их во время проверки.
— лучше никогда не признавать свою вину, даже если она очевидна. В дальнейшем, можно попытаться найти доказательства того, что вина отсутствовала.
9. Следует также отметить, что срок проведения проверки не может превышать двадцать рабочих дней.
По результатам проверки составляется акт по установленной типовой форме в двух экземплярах. Указанный акт оформляется непосредственно после завершения проверки. Один экземпляр акта с копиями приложений проверяющий вручает вам, как руководителю организации, или уполномоченному вами лицу под расписку об ознакомлении.
Если вы будете не согласны с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений – вы вправе в течение 15 дней с даты получения акта проверки представить в проверяющий орган в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений.